SS Collection 1: Listen

 

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, để đạt được thành công trong sự nghiệp, chỉ số thông minh IQ chỉ còn đóng vai trò thứ yếu. Thay vào đó, kỹ năng giao tiếp, ứng xửxây dựng các mối quan hệ hiệu quả trở thành yêu cầu hàng đầu tại các tổ chức, vì đây là nền tảng phát triển kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng gây ảnh hưởng, kỹ năng làm việc đồng đội, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề…

Bí quyết giao tiếp, ứng xử một cách thông minh, khôn khéo và tế nhị hiện được đăng tải rất phổ biến trên hầu hết trên các trang tin, các diễn đàn điện tử về kỹ năng mềm. Tuy nhiên, các bài này chủ yếu chú trọng đến phần “nói” mà lại ít đi sâu tìm hiểu khía cạnh quan trọng còn lại của giao tiếp là “nghe”. Lắng nghe tưởng chừng chỉ là một hành động đơn giản. Trái lại, làm sao để lắng nghe chủ động, tích cực là cả một nghệ thuật, đòi hỏi phải có một quá trình rèn luyện lâu dài mới đạt được đẳng cấp cao trong giao tiếp.

Biết lắng nghe là yêu cầu số một khi công tác ở bất cứ ngành nghề, vị trí nào, đặc biệt là lãnh đạo, tư vấn, bán hàng, luật sư… Trong cuộc sống hàng ngày và trong gia đình, lắng nghe để sẻ chia, thấu hiểu lẫn nhau làm cho mỗi ngày qua đầy ắp những kỷ niệm ngọt ngào và hạnh phúc. Trong giải quyết xung đột, lắng nghe – thấu hiểu là nền tảng để đưa ra hướng giải quyết thấu tình đạt lý nhất.

 

Những nguyên tắc vàng để có được kỹ năng lắng nghe

Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”. Để lắng nghe tốt, chúng ta cần có quá trình rèn luyện chăm chỉ, tích cực. Để cải thiện kỹ năng lắng nghe, hãy áp dụng một số “bí kíp” dưới đây:

  1. Chăm chú lắng nghe

Khi trò chuyện, hãy tránh những thói quen xấu như: giả vờ lắng nghe, nghe qua loa,… Một người nói giỏi cũng là người lắng nghe giỏi. Và khi lắng nghe, bạn nên giao tiếp bằng mắt để thể hiện sự tôn trọng với người nói. Ngồi yên lắng nghe để tập trung đón nhận từng lời. Thi thoảng, bạn cũng nên gật đầu hoặc mỉm cười để ra dấu hiệu rằng bạn vẫn đang nghe.

  1. Tôn trọng người nói

Một nguyên tắc không thể bỏ qua trong kỹ năng lắng nghe là tôn trọng người nói. Tôn trọng người nói, đặt mình vào vị trí của họ là việc rất cần thiết khi tương tác. Khi đó, bạn sẽ hiểu và tránh được những điều không nên như: sốt ruột, nôn nóng, ngắt lời,… Khi đối phương cảm thấy không được tôn trọng hay lắng nghe, họ sẽ không còn muốn chia sẻ nữa.

  1. Giữ thái độ khách quan, không phán xét, áp đặt

Một người lắng nghe giỏi không phải là người chuyên phán xét, áp đặt người khác. Mỗi người sẽ có một quan điểm riêng. Ở phương diện người nghe, bạn nên chú ý tiếp thu, tư tưởng cởi mở, hạn chế cái tôi. Học cách nhìn nhận vấn đề và trở thành người sâu sắc cũng rất quan trọng trong cuộc sống.

  1. Thấu hiểu – Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp cần thiết

Khi giao tiếp, không chỉ lắng nghe, bạn còn phải học cách thấu hiểu. Bởi không phải chuyện gì cũng có thể nói một cách trực tiếp, rõ ràng. Đôi khi, bạn cần sử dụng tư duy để tìm ra ẩn ý, ý nghĩa của các câu nói, cử chỉ,… Nếu không, cuộc nói chuyện sẽ nhanh chóng rơi vào tình cảnh mỗi người hiểu một ý. Và đương nhiên, câu chuyện khi đó đi xa đến đâu thì bạn có thể tưởng tượng ra rồi.

  1. Trao đổi, phản hồi

Một nguyên tắc nữa bạn cần học khi lắng nghe là trao đổi và phản hồi. Bạn không thể cứ để đối phương nói mãi mà bạn chỉ ngồi yên không tương tác gì. Lúc này, bạn cần tới kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp. Bạn cần trao đổi, phản hồi những thông tin nghe được, biết cách đặt câu hỏi để đối phương biết rằng bạn vẫn đang theo dõi câu chuyện, quan tâm tới điều họ nói.

Việc này cũng giúp cuộc trò chuyện phát triển xa hơn, nhiều thông tin hơn. Những cụm từ như “thật sao?”, “Đúng như vậy sao?”, “Thật tình”, “Sau đó thế nào”… sẽ rất hữu ích.

  1. Tổng hợp và xử lý thông tin khi nghe nói

Bạn cần phân tích nhanh, đối chiếu với thông tin đã biết. Hoặc những chỗ nào chưa hiểu rõ thì nên hỏi lại sau khi đối phương đã nói xong. Từ đó, bạn sẽ biết cách đưa ra những lời khuyên, phản hồi hợp lý.

  1. Loại bỏ các nguyên nhân gây xao nhãng, tập trung vào cuộc nói chuyện

Nếu muốn cuộc nói chuyện diễn ra tốt đẹp, lắng nghe hiệu quả thì hãy chú ý nguyên tắc này. Việc để ý vào những thứ xung quanh, thiếu tập trung khi gặp gỡ sẽ khiến đối phương khó chịu. Do đó, bạn nên để ý vào cuộc nói chuyện, để điện thoại chế độ rung hoặc âm lượng nhỏ. Việc tìm không gian yên tĩnh, hạn chế xe cộ, nhạc to,… cũng là một giải pháp tối ưu.

 

.

 

.

 

.

 

Nguyên Nhân Nghe không hiệu quả

Có 1 câu châm ngôn diễn tả rất đúng tầm quan trọng của nghệ thuật lắng nghe: “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”. Theo các số liệu thống kê khoa học, thời lượng con người sử dụng kỹ năng lắng nghe chiếm đến 53% tổng thời lượng sử dụng cả 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết cộng lại. Tuy nhiên có một sự thật đáng buồn là hiệu suất nghe trung bình chỉ dừng lại ở con số 25 – 30%. Nếu cho rằng “nói là gieo, nghe là gặt” thì quả thật ta đã có một mùa màng … thất bát. Vậy nguyên nhân do đâu khiến chúng ta không thể tận dụng hiệu quả 75% tiềm năng còn lại?

Lí do nghe kém hiệu quả xuất phát từ cả người nói và người nghe. Tuy nhiên, ta cần tập thói quen tự chấn chỉnh mình trước khi chấn chỉnh người khác. Bao giờ cũng vậy, bản thân ta phải tốt hơn người khác thì lời mình nói ra mới có sức thuyết phục. Sau đây là 6 lí do chính từ phía người nghe gây ra việc nghe kém hiệu quả:

 

.

Nghe không nỗ lực/tập trung

Người nghe không chú tâm vào câu chuyện (nghe nhưng vẫn để ý mọi người xung quanh làm gì, nói chuyện như thế nào…)

Người nghe vừa trả lời vừa kết hợp làm các công việc khác (làm việc, gọi điện, đọc báo, xem ti vi,…).

Hệ quả:

Người nói cảm thấy không được tôn trọng, chán nản và mất cảm hứng muốn chia sẻ.

Người nghe không hiểu hết câu chuyện, dẫn đến hiểu sai, hiểu nhầm, không thu được lượng thông tin như mong muốn và nguy hiểm hơn là giảm lòng tin ở đối tác.

Lời khuyên:

Khi lắng nghe cần tập trung, không làm việc riêng, giờ nào việc ấy.

 

.

Nghe phục kích

Người nghe không để ý đến những lời hay, ý đẹp mà chỉ chăm chăm tìm lỗi sai, sơ hở, điểm xấu trong câu nói của người khác theo kiểu “Vạch lá tìm sâu”, “Bới lông tìm vết”.

Hệ quả:

Tại thời điểm nghe, người nghe đã bỏ lỡ nhiều thông tin bổ ích, tích cực.

Về lâu dài, người nghe trở nên hay chỉ trích, suy nghĩ tiêu cực, chán ghét mọi người xung quanh, chán ghét cuộc sống và chán ghét chính bản thân mình.

Lời khuyên:

Hãy “Đãi cát tìm vàng”, “Gạn đục khơi trong”. Tập thói quen nghe không phán xét, ghi lại những điều mình được nghe, sau đó mới chọn lọc ra điều cần thiết cho cuộc sống của mình.

 

.
Nghe phòng thủ

Nghĩ rằng người nói tìm mình để mắng, quở trách (VD: bị bố mẹ, thầy cô, cấp trên gọi đến để nói chuyện), người nghe chuẩn bị tâm lý tự bảo vệ mình, nghe để tìm lí do biện minh cho việc mình làm. Trong cuộc nói chuyện, người nghe chỉ chú ý đến những thông tin tiêu cực liên quan đến bản thân, trong khi thực tế, người nói có khi không có chủ tâm chỉ trích.

Hệ quả:

Với người nghe: giống kiểu nghe phục kích

Với người nói: bị căng thẳng đôi khi không cần thiết và khó hòa giải.

Lời khuyên:

Không nên tạo dựng định kiến trước các cuộc nói chuyện, trái lại, tiếp nhận ý kiến đối tác thoải mái, cởi mở, chú trọng đến thiện ý hơn là những ngôn từ tiêu cực.

 

.

Nghe một phần

Thường nghe nhanh hơn nói, mới nghe một vài từ hoặc phần đầu câu chuyện đã suy đoán ra phần còn lại.

Hệ quả:

Người nghe chỉ nghe một phần và suy đoán ý của người nói, dẫn đến hiểu sai, hiểu nhầm, bỏ sót thông tin quan trọng ở phần sau.

Lời khuyên:

Nên lắng nghe một cách thiện chí từ đầu tới cuối, không bỏ dở giữa chừng.

 

.

Võ đoán, ngộ nhận

Ta thường có thói quen “suy bụng ta ra bụng người”. Mỗi người đều có cách diễn đạt và tư duy khác nhau nhưng ta có xu hướng cho rằng họ cũng nói và nghĩ như mình.

Hệ quả + Lời khuyên:

Như kiểu nghe một phần.

 

.

Nhiễu tâm lý

Người nghe có tâm trạng không tốt (mệt, đói, đau khổ, buồn bực) hoặc không phù hợp với câu chuyện của người nói (VD: đang buồn phải nghe chuyện vui, đang vui phải nghe chuyện buồn)

Hệ quả:

Người nghe khó hòa nhập được vào câu chuyện của người nói, thậm chí làm cho tâm trạng của mình hoặc đối tác tồi tệ hơn, gây ấn tượng không tốt trong giao tiếp

Lời khuyên:

Nếu bạn không sẵn sàng lắng nghe, hãy từ chối khéo, xin tiếp chuyện vào 1 dịp khác, không nên quá cả nể.

 

.

 

.

 

.

 

Kỹ năng lắng nghe hiệu quả


Để lắng nghe hiệu quả, cần có những kỹ năng sau đây:

– Gác các việc khác lại, nỗ lực và tập trung:


Hành động gác tất cả các việc khác lại thể hiện mình sẵn sàng lắng nghe. Khi không chú ý đến các hoạt động khác thì ta sẽ tập trung và chú ý hơn đến người nói và nội dung trình bày, hiệu quả lắng nghe sẽ cao hơn.

Độ chú ý của chúng ta trong mỗi cuộc giao tiếp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung… Khi chúng ta mệt mỏi, buồn chán là những lúc chúng ta dễ mất tập trung nhất. Trong những trường hợp đó, để tập trung hơn chúng ta có thể làm như sau: Ngồi 1/3 ghế phía trước; không tựa lưng vào ghế; người hơi nghiêng về phía trước; không chống tay hay tỳ ngực lên bàn. Với tư thế như vậy cùng với các kỹ năng khác sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào lắng nghe.



– Nhìn vào người nói, hồi đáp để ủng hộ người nói:

Nếu bạn chưa có thói quen nhìn vào người nói khi lắng nghe, hãy tập ngay bây giờ. Có những điều ngôn ngữ không thể diễn tả, nhưng khi nhìn vào mắt, khuôn mặt, cử chỉ của người nói ta có thể cảm nhận được.

Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng và gây hưng phấn cho người nói. Hồi đáp trong lắng nghe cần lưu ý: Hãy dừng lại một chút trước khi hồi đáp, như vậy sẽ giúp chúng ta không phản ứng trước ý kiến của người nói và giúp người nói có thời gian kết thúc ý kiến của mình.

Trong giao tiếp, người nói như cái gương của người nghe và ngược lại. Hãy nhìn vào sự thể hiện bên ngoài của người nói, ta sẽ biết ta đang nghe như thế nào. Hãy nhìn vào người nói để lắng nghe cả những điều không nói. Nếu chỉ ghi nhận thông tin mà người nói cung cấp, bạn sẽ không bao giờ hiểu hết ý họ muốn nói. Để hiểu được ‘ngầm ý” trong lời nói của họ bạn phải nhìn vào mắt. Như vậy, để lắng nghe thực sự, chúng ta không chỉ dùng tai mà còn dùng mắt.

 

– Lắng nghe đồng cảm: 

Trong cuộc sống mỗi con người có rất nhiều tâm tư, tình cảm cần được chia sẻ. Lúc này vai trò người lắng nghe không phải là thu nhận thông tin mà là giúp cho người nói vượt qua những trắc ẩn, lo âu, băn khoăn của cuộc sống. Với một thái độ tôn trọng, đồng cảm, đáng tin cậy, người nói có thể chia sẻ với ta những điều mà họ ấp ủ bấy lâu.

Qua những tâm sự, bạn sẽ dần hiểu ra vấn đề và đặt câu hỏi để người nói có thể tự rút ra được giải pháp hay tìm được lối thoát cho mình.

Để lắng nghe đồng cảm, hãy lắng nghe mà không phán xét, hãy lắng nghe mà không thành kiến. Điều đó sẽ giúp họ dễ dàng tâm sự và bày tỏ quan điểm. Lắng nghe có nghĩa là trước khi nghe chúng ta hãy để cho tâm mình lắng xuống.


– Kiểm soát cảm xúc bản thân: 

Trong quá trình giao tiếp, có thể đối tác khác ta về cách nhìn, quan niệm, cách sống. Hoặc ta đến một cuộc giao tiếp với tâm trạng không tốt như có chuyện buồn với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp… Sự khác biệt với đối tác hoặc trạng thái tâm lý không tốt của bản thân có thể làm cho ta không tập trung lắng nghe khi giao tiếp. Vì vậy, để lắng nghe hiệu quả, ta cần phải kiểm soát tốt cảm xúc của bản thân trong quá trình giao tiếp để vượt qua trạng thái tâm lý của bản thân cũng như vượt qua định kiến cá nhân.


– Nhắc lại và diễn giải nội dung, hỏi để làm rõ vấn đề: 

Tốc độ nghe của ta gấp 4 lần tốc độ nói. Vì vậy, nếu ta không tập trung thì sẽ rất hay nghĩ sang việc khác. Để tránh điều này chúng ta hãy diễn giải lại ý người nói theo cách hiểu của ta. Làm như vậy, giúp tư duy của chúng ta luôn tập trung vào vấn đề đang lắng nghe. Đặc biệt, não của chúng ta làm việc bằng hình ảnh và khái niệm, vì vậy khi nghe chúng ta hãy hình dung, diễn giải theo khung cảnh trong đầu thì sẽ giúp ta nhớ lâu hơn.

Trong giao tiếp và lắng nghe, nếu chúng ta chưa hiểu, thay vì ậm ừ cho qua chuyện, hãy đặt câu hỏi để làm rõ. Điều này không khiến người nói khó chịu mà ngược lại họ rất vui vì biết rằng ta thực sự muốn hiểu và ta đang cho họ một cơ hội để thể hiện rõ hơn ý tưởng họ đang trình bày.



– Tìm ra ý chính và ghi nhớ nội dung quan trọng: 

Buổi nói chuyện thường có rất nhiều thông tin. Người thông minh không nhớ tất cả các chi tiết mà họ chắt lọc và tìm ra ý chính để ghi nhớ. Não chúng ta làm việc bằng những liên kết các thông tin, khi ta nhớ được ý chính thì những thông tin bổ trợ xung quanh sẽ theo đó mà tái hiện lại. Để ghi nhớ được thông tin sau cuộc giao tiếp, tốt nhất là ghi lại những ý chính này vì không ai có thể nhớ được mọi điều, nhất là khi thời gian qua đi.



– Nghe xong rồi hãy nói, không nên ngắt lời người nói khi chưa thực sự cần thiết: 

Khi hai người tranh nhau nói hoặc chỉ chờ người kia kết thúc để mình nói thì kết quả là cả hai đều không nghe được ý kiến của nhau. Những người còn lại rất khó chịu vì họ cũng chẳng nghe được gì. Không khí buổi nói chuyện trở nên rất căng thẳng. Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến thì hãy để người nói trình bày xong ý đó, rồi đề nghị giải thích hoặc trình bày quan điểm của mình. Nếu bạn sợ mình quên mất ý đó thì hãy ghi ra giấy.

Đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét về những gì đang được trình bày. “Lời chưa nói ra ta là chủ nó, lời nói ra rồi nó là chủ ta”. Nếu bạn ý thức rõ về điều này thì bạn sẽ cẩn thận hơn khi đưa ra ý kiến hồi đáp. Có người trình bày theo cách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, có người trình bày theo cách diễn dịch từ tổng quan đến chi tiết. Chỉ lắng nghe hết ta mới hiểu đầy đủ ý người nói muốn nói.

 

 

 

./.

 

 

About DucQuoc.wordpress.com

A coder, husband and brother...
This entry was posted in Marketing, Skill. Bookmark the permalink.

11 Responses to SS Collection 1: Listen

  1. Pingback: SS collection | DucQuoc's Blog

  2. Pingback: Software tester objectives | DucQuoc's Blog

  3. Pingback: Books on leadership | DucQuoc's Blog

  4. Pingback: Logging best practices | DucQuoc's Blog

  5. Pingback: Secure online info | DucQuoc's Blog

  6. Pingback: Thuật xử thế | DucQuoc's Blog

  7. Pingback: Nghiet Nga 30 L1 | DucQuoc's Blog

  8. Pingback: Dan ong 30 | DucQuoc's Blog

  9. Pingback: FirstYear Development Stages | DucQuoc's Blog

  10. Pingback: 5 cm 1 second | DucQuoc's Blog

  11. Pingback: SS Collection 2 – Assertiveness | DucQuoc's Blog

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s